Mein 7-Schritte-Morgen-Ritual für einen Arbeitstag im Fokus

Für mich steht und fällt der Erfolg eines Arbeitstages damit, wie ich ihn beginne. Mir hilft seit ein paar Monaten ein Morgen-Ritual, mit dem ich in den Arbeitstag starte. Seither lasse ich mich während des Tages viel weniger ablenken – vor allem deswegen, weil ich mich um alle relevanten Postfächer und Messages schon gekümmert habe. Dann können Benachrichtigungen, News und auch das Mailprogramm für ein paar Stunden ruhig ganz aus sein.

Lies in diesem Beitrag, wie ich meinen Arbeitsag am Schreibtisch beginne und welche Schritte mir dabei helfen, mich auf mehrere Stunden Produktivität einzustellen.

Wieso ein Morgen-Ritual?

Ein Ritual zeichnet sich vor allem durch einen eindeutigen Beginn und ein eindeutiges Ende aus. In der Mitte passiert in der Regel etwas Erwartbares, das auch jedes Mal ähnlich abläuft. Mit einem Morgen-Ritual am Schreibtisch setzt Du also zunächst einen klaren Marker, dass nun der Arbeitstag beginnt.

Gleichzeitig kannst Du weitere Zwecke erfüllen, etwa Dich an Deine Ziele erinnern und/oder Dich mit wichtigen Menschen verbinden.

Mir hilft so ein Morgen-Ritual extrem. Sobald die Arbeit losgeht, weiß mein Körper-Geist System, dass jetzt Zeit ist, das zu tun, was ich zu erledigen habe. Alles andere, was nicht zu meiner Arbeit gehört – in Instagram herumscrollen, Nachrichten lesen oder private Messages schreiben – kann ich nach der Arbeit oder in Pausen machen. So verdaddele ich meinen Morgen nicht zwischen Home-Office, Küche und Waschmaschine, sondern weiß genau, wann ich arbeite und wann nicht.

Woraus besteht mein Morgen-Ritual?

Damit wir uns nicht falsch verstehen: Ich rolle nicht aus dem Bett und beginne den Arbeitstag. Zuvor habe ich mir Zeit für mich genommen, mich bewegt, vielleicht eine Karte aus einem Kartendeck gezogen, im besten Fall war ich kurz draußen und mein Mann hatten Zeit für unser Ritual – eine Morgen-Umarmung. Wahrscheinlich habe ich auch schon entweder gekocht oder das Essen vorbereitet – oder ich weiß, dass von gestern noch genug da ist. Ich habe geduscht und bin angezogen. In dieser ganzen Zeit sind Telefon und Computer aus.

Dann gehe ich an den Schreibtisch. Mein Arbeitstag beginnt um 8 Uhr mit einem einstündigen Morgen-Ritual. Manchmal nehme ich einen Smoothie oder Matcha-Latte mit. Frühstück gibt es danach – ja, manchmal auch am Schreibtisch.

1. Ziele laut lesen

Ich lese mir meine Ziele für das Jahr und für das aktuelle Trimester laut vor.

Das ist eine Praxis, die echt Disziplin erfordert. Es gibt oft einen Teil in mir, der sich vor meinen Zielen verkriechen will – sie fordern mich nämlich wirklich in neues Sein und neue Verhaltensweisen. Indem ich sie auf jeden Fall jeden Morgen lese, schaffe ich Konsistenz – auch wenn es alles andere als bequem ist.

2. Das Projektmanagement-Tool öffnen, sortieren und die Inbox leeren

Ganz wichtig: Das Projektmanagement-Tool öffnen, bevor ich E-Mail öffne oder ins Telefon schaue. Auch damit mache ich mir klar, dass ich entscheide, was wichtig ist und nicht etwa andere, die gerade etwas von mir möchten, oder Apps oder News, in der meine Aufmerksamkeit leicht abdriften kann.

Ich benutze das Tool Asana. Darin verschaffe ich mir einen Überblick über meine anvisierten Aufgaben für die Woche, schaue, was für den Tag ansteht und überprüfe, ob ich alles zu den fälligen Termine schaffe oder ob ich etwas verschiebe. Auch sortiere ich alle mir zugewiesenen Aufgaben ein und beantworte eventuelle Fragen. Ich leere also quasi die „Inbox“ im Projektmanagement-Tool.

Asana nutze ich übrigens auch privat mit meinem Mann. Ja, sogar unsere Einkaufsliste wohnt in Asana. Sehr praktisch, wenn einer gerade unterwegs ist und dem anderen gerade noch einfällt, dass Butter fehlt. Allerdings haben wir dafür einen anderen, einen privaten Workspace, den ich ganz bestimmt nicht öffne, wenn ich gerade den Arbeitstag beginne. Außer, ich habe auf einmal etwas im Kopf, was ich auf keinen Fall vergessen will.

3. Check-in mit dem Team via Slack

Anschließend öffne ich Slack, den internen Messenger mit dem Team und beantworte dort eventuelle Fragen. Ich leere also auch hier quasi den Posteingang.

4. E-Mail Posteingang öffnen und leeren

Dann erst öffne ich mein Mailprogramm, schaue, was da ist und leere auch hier den Posteingang. Und zwar so:

• alles, was in weniger als geschätzten 2 Minuten zu beantworten ist, wird beantwortet
• alles, was länger dauert, leite ich weiter in mein Projektmanagement-Tool. Dort erscheint es dann als Aufgabe in der Inbox
• alles, was an Newslettern in der Inbox landet, wird entweder abbestellt oder per „Regel“ im Mailprogramm in eines der thematisch sortierten Newsletter-Postfächer umgeleitet – und mit der Umleitung auch gleich dahin aufgeräumt. Ich bin auf vielen Listen, die mich inspirieren, von Leuten, bei denen ich auf dem Laufenden bleiben möchte – die allerdings alle in einem gesonderten Ordner landen. So kann ich diese Mailings anschauen, wann es mir passt und sie landen nicht in meinem Posteingang, wo sie mich stressen oder ablenken würden.

5. Den Tag im Kalender planen

Ich habe ein Arbeits-Journal, in das ich zunächst alle festen Termine aus meinem Online-Kalender übertrage. Danach kann ich abschätzen, was ich heute schaffen will. Ich entscheide mich für maximal 3 wichtige To-Dos und füge noch Kleinigkeiten hinzu, die ich auch noch erledigen kann. Für mich ist es entscheidend, das handschriftlich zu tun – auf diese Weise verankere ich das Geschriebene in meiner rechten Gehirnhälfte, schreibe nur auf, was sich auch im Körper gut anfühlt und es fällt mir leichter abzuschätzen, was ich wirklich schaffen kann. Es ist ein wenig, als würde ich mir einmal tief in die Augen schauen.

6. Messages beantworten

Anschließend melde ich mich bei ein paar wichtigen Menschen, bevor ich in meinem Arbeitstag abtauche. Ich poste etwas im Kraftfrauen-Forum, antworte dort auf Posts oder schreibe Freundinnen und Kolleginnen zurück, die mir Nachrichten geschickt haben. Dabei halte ich mich kurz, wenn ich mir mehr Zeit nehmen will, tue ich das am Nachmittag oder auf einem Spaziergang – bester Zeitpunkt für Telefonate oder das Aufnehmen von Voice-Messages.

7. Alle Messenger-/EMail-Postfächer schließen, Telefon aus

Mein Morgen-Ritual endet damit, dass ich alle Postfächer, in denen ich Klarschiff gemacht habe, nun wieder schließe und alle Benachrichtigungen abstelle, sodass ich wirklich anfangen kann, zu arbeiten.

Nach diesen 7 Schritten bin ich bereit für einen fokussierten Arbeitstag. Je nachdem, was ich vorhabe, gibt es nach diesem Morgen-Ritual ein kurzes deftiges oder leichteres Frühstück, während ich mich auf das einstimme, was ich gleich vorhabe. Ja, manchmal erlaube ich mir das auch am Schreibtisch. Mittags dagegen mache ich auf jeden Fall eine richtige Pause und setze mich in Ruhe und ohne Input an den Tisch.

 

Wenn Du einmal durchsprechen möchtest, wie Du so ein Morgen-Ritual für Dich einführen könntest, lade ich Dich zu einem unverbindlichen Gespräch ein. Buche Dir hier Deinen Termin.