Dein Idealer Kalender: Next-Level-Zeit-Management (Teil 2)

Früher dachte ich, Zeit-Management und ein „Idealer Kalender“ sei nur etwas für Männer in Anzügen, die es anders nicht auf die Reihe kriegten (haha, hallo Vorurteil!!): Ich wollte mich nicht so einschränken lassen und lieber „mit dem Flow gehen“. Ich wusste schließlich, was zu tun war und wollte einfach nur loslegen.

Oh jeminie, lag ich da falsch!!

Mein Schreibtisch sah oft wild aus und war voller Zettel, ich ließ mich durch E-Mails ablenken und machte alles auf einmal, dabei aber kaum etwas wirklich produktiv. Vor allem verstärkte sich mein Druck: Während ich Kleinkram erledigte, ärgerte ich mich, weil es doch Wichtigeres zu tun gab, mit dem ich nicht voran kam. Und wenn ich an den wichtigen Sachen war, spürte ich einen Druck im Nacken, weil da noch so viel ungeklärter Kleinkram war und konnte mich nicht konzentrieren.

In wichtigen Besprechungen war ich fahrig, weil ich doch Wichtigeres zu tun hatte. Es war ein Elend und mir tun alle leid, die früher mit mir zusammengearbeitet haben!

Seit ich mir die Zeit nehme, einmal im Quartal ein Template dafür, wie ich meine Zeit verbringen will aufzusetzen, hat sich das radikal verändert: Mein Idealer Kalender hat Zeit für „Deep Work“, der Kleinkram wird erledigt und in Gesprächen habe ich volle Aufmerksamkeit für meine Gegenüber.

Ich gebe zu: Es ist kein Spaziergang, zu lernen, die eigene Beziehung zu Zeit auf diese Art zu managen, aber es lohnt sich. Ich war an einem Tiefpunkt des Chaos, an dem ich verstand, dass ich es mir nicht mehr leisten konnte, so weiterzumachen wie zuvor und dass ich, wenn ich wirklich etwas auf die Beine stellen wollte, meinen Umgang mit Zeit auf das nächste Level bringen musste.

Deshalb kommt hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie ich sie mir damals gewünscht hätte. Dein Idealer Kalender wartet auf Dich:

Schaffe Kategorien für unterschiedliche Tätigkeiten

Schaffe Dir eine Wochenstruktur, die sich jede Woche wiederholt. Das beruhigt besonders das Vata (Luft und Raum-Element) – und damit Angst- und Überforderungs-Zustände.

Ganz zentral, zu wissen: Jeder Wechsel zwischen den verschiedenen Zuständen kostet Energie. Daher am besten ganze Tage im ähnlichen Modus einplanen und so wenig wie möglich zwischen verschiednen Zuständen hin- und her-switchen.

Also nicht einen wichtigen Zoom-Call morgens, eine Team-Besprechung mittags, einen Coaching-Call am Nachmittag und dazwischen versuchen mit wichtigen Projekten, die Fokus brauchen, weiterzukommen – da ist Wirrwarr vorprogrammiert.

Stattdessen ordne alles, was in der kommenden Woche ansteht, einer der folgenden fünf Kategorien zu:

1. Fokus für andere: „Hosting“ oder auch „Showtime“!
2. Fokus für tiefe Arbeit: „Deep Work“
3. Orga-Zeit für Kleinkram: „Puffer“
4. Kommunikation
5. Freiraum zum Denken und Prozessieren: „Auszeit“

Ausführliche Erläuterungen zu den einzelnen Kategorien von Zeitblöcken nach Ayurveda findest Du hier. Ein paar weitere Beispiele hier.

Wovon enthält Dein Idealer Kalender am meisten? Wovon am wenigsten?

Dein Idealer Kalender (manuell oder digital)

• Am besten legst Du Dir einen Idealen Kalender in Deinem Kalender-Tool (iCal, GoogleCal, etc.)an: Einfach auf „neuer Kalender“ klicken.
• Alle Mahlzeiten mit Uhrzeiten eintragen. Ja, da bin ich streng! Ein nahrhaftes und vollwertiges Mittagessen ist DIE Körperleben-Gewohnheit für stabile Energie. Je mehr sich Dein Körper auf feste Essenszeiten verlassen kann, desto stabiler ist Dein System.
• Arbeitsbeginn und -Ende festlegen – idealerweise beginnst Du jeden Tag zur selben Zeit, das bringt Ruhe rein und schafft Dir eine Routine, über die Du nicht mehr nachdenken musst.
• Baue Dir Deine Traum-Woche als Template. Was willst Du wann tun? Wie soll sich Deine Woche anfühlen? Wann sprichst Du am Liebsten mit anderen? Wann hättest Du gern ungestörte Zeit für Dich? Strukturiere Deine komplette Woche in solche idealen Zeitblöcke.

Solltest Du digitale Kalender überhaupt nicht mögen, male Dir einen Stundenplan – wie früher in der Schule –, auf dem Du die jeweiligen Tagesqualitäten bzw. Deine Zeitblöcke einträgst. Dann kannst Du jede Woche Aufgaben mit Post-Its in die jeweiligen Blöcke kleben. Ich mache das nicht mehr, weil es mir zu lange dauert. Ich habe einen digitalen idealen Kalender, anhand dem ich Termine ausrichte und ggf. Blöcke verschiebe.

Mein Idealer Kalender

Bei mir sind Montag und Dienstag „Puffer“-Tage für Meetings, Telefonate, Planung und Organisatorisches. An diesen Tagen spreche ich mit Team-Mitgliedern, bekomme selbst Coaching in Business-Sachen, und checke, was wann in dieser Woche passieren muss.

E-Mails mache ich grundsätzlich nach dem Mittagessen und schaue, dass spätestens jeden zweiten Tag der Posteingang wieder leer ist. Mittwoch, Donnerstag und Freitag sind Fokus-Tage, an denen ich vor allem schreibe, Videos aufnehme und coache. Idealerweise auch das nicht durcheinander sondern möglichst gebündelt.

Am liebsten mag ich „Schreib-Tage“ an denen ich mich um nichts anderes kümmern muss. Auf einen Video-Tag mit „Showtime“ bereite ich mich ganz anders vor und esse sogar anders, als wenn ich „nur“ schreibe. Idealerweise nehme ich jeden zweiten Freitag Nachmittag eine „Auszeit“ und gehe in die Natur um mit Abstand Einiges zu durchdenken.

Dein Idealer-Kalender-Check als Planung für Deine – fast – ideale Woche

Zu Beginn einer Woche kannst Du nun Deine „echte Woche“ mit Deinem Idealen Kalender abgleichen und planen, was Du wann tust.

1. Alle festen Termine eintragen oder überprüfen – auch Zeiten, die Du mit Freunden, Partner, Familie, Kindern verbringen willst.
2. Termine machst Du von vornherein so, dass sie in die entsprechenden Blöcke fallen. Wenn es sich außer der Reihe mal nicht vermeiden lässt, einen Termin auf einen „Tiefe Arbeit“-Tag zu legen, kannst Du am Anfang der Woche immer noch Blöcke verschieben. Achte dabei jedoch darauf, dass Deine Fokus-Blöcken nicht weniger werden.
3. Plane, was in den einzelnen Blöcken (besonders den Fokus-Blöcken) ansteht. Ich nutze dafür ein Projekt-Management-Tool und richte mich dabei jeweils nach meinen Quartals-Zielen aus.
4. Fokus-Blöcke – noch besser: Fokus-Tage! – danach unterteilen, ob es sich um Tiefe Arbeit für Dich oder „Hosting“ in Kontakt mit anderen handelt. Einen ganzen Tag im „Hosting“-Modus zu sein ist anstrengend. Plane Dir genügend Pausen ein oder plane nur einen halben Tag dafür ein. Die andere Hälfte könnte dann Puffer sein.
5. Im Idealfall ganze „Deep Work“-Tage für die wichtigsten Projekte einplanen.
6. Puffer-Blöcke überprüfen und checken, was darin zu tun ist – noch besser: Puffer-Tage!
7. Einen „Auszeit“-Block pro Woche oder alle 14 Tage eintragen und planen, was Du dabei Schönes machst.

Mach kleine erste Schritte

Das alles mag erstmal kompliziert wirken und Dir viel erscheinen. Ich kann dennoch nur wiederholen: Es lohnt sich!

Fang in kleinen Schritten an:

• Welche Tätigkeiten kannst Du zusammen erledigen?
• Wie kannst Du Dir diese Woche einen Zeitblock für „Tiefe Arbeit“ schaffen, in dem Du nicht gestört wirst und übst, Dich nicht stören zu lassen?
• Wann kannst Du routinemäßig etwas abarbeiten, das wiederholt zu tun ist? Ablage, Steuer/Finanzen, Posteingang leeren?
• Lies hier, wie Du beim Arbeiten in den Flow kommst.

 

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