Im Zeitblock Arbeiten: Next-Level Zeit-Management (Teil 1)

Brummt Dir der Kopf vor lauter To-Dos und kriegst Du trotzdem nichts so richtig gebacken? Findest Du vor lauter Kleinkram kaum Zeit für die wirklich wichtige Arbeit? Verzettelst Du Dich häufig oder lässt Dich ablenken?

Dann ist es an der Zeit, jetzt Dein Zeit-Management auf die nächste Stufe zu bringen!

Auch wenn Du bisher gern einfach durch Deinen Tag geflossen bist und gut darin bist, darauf zu hören, was als nächstes ansteht, machst Du Dir das Leben sehr viel leichter, wenn Du Dir ein wenig Zeit nimmst, um etwas mehr Struktur in Deine Tage und Wochen zu bringen.

Für mich war beim Planen meiner Tage und Wochen die Einsicht zentral, dass unterschiedliche Tätigkeiten mich auf verschiedene Art und Weise fordern und ich dafür idealerweise jeweils in unterschiedlichen Zuständen bin.

Emails durchgehen und ablegen erfordert eine andere Konzentration als einen Blog-Artikel schreiben und wieder etwas anders ist es, wenn Du strategisch planen willst und wichtige Entscheidungen triffst. Jeder dieser Zustände erfordert gewisse Voraussetzungen.

Ich stelle Dir im Folgenden vor, wie Du Deine Aktivitäten in Zeitblöcken organisieren kannst, die Du bewusst – und mit Hilfe von Wissen um die Ayurveda-Elemente-Lehre – gestaltest.

Wichtig: Jeder Wechsel zwischen den verschiedenen Zuständen kostet Energie. Daher am besten ganze Tage im ähnlichen Modus einplanen und so wenig wie möglich zwischen verschiednen Zuständen hin- und her-switchen. Also nicht einen Coaching-Call morgens, einen mittags und einen am Nachmittag und dazwischen „Deep Work“ – da ist Wirrwarr vorprogrammiert.

1. Zeitblock Fokus für andere: „Hosting“ oder auch „Showtime“!

(Ayurveda: Pitta-Vata)

Tätigkeiten: Coachen in Einzel- oder Gruppen-Settings, Gruppen-Calls hosten, Yogastunden geben, Workshops abhalten, Videos drehen, „live“ gehen auf Social Media (IG Stories, FB Live), vor anderen sprechen, auf Bühnen stehen, Meetings leiten, gefilmt werden, Kunden- und Mitarbeitergespräche

Wie Du Dich fühlen willst:
– selbstbewusst, strahlend
– tief genährt, ausgeruht
– mit Deinem Herzen verbunden

Wie Du das erreichst:
– Morgens meditieren um eine breiten Perspektive einzunehmen.
– Morgens bewegen, um im Körper zu sein und Dich im Gespräch auf das verlassen können, was Dein Körper mir sagt.
– Darauf achten, was Du anhast und wie die Haare aussehen – auch wenn ich dafür ehrlich gesagt, nicht viel Zeit verwende, aber so ein kurzer Check ist schon gut!
– Gut essen, besonders gesunde Fette, die Dich erden – so kannst Du besser bei Dir bleiben, egal welche Themen oder Emotionen im Kontakt/Coaching aufkommen.

2. Zeitblock Fokus für tiefe Arbeit: „Deep Work“

(Ayurveda: Vata-Pitta)

Tätigkeiten: Planen, Schreiben, Inhalte konzipieren und erstellen (Programme, Social Media, Blog), Kunst kreieren, Wissenschaft, größere Projekte

Wie Du Dich fühlen willst:
– fokussiert und ohne Ablenkungen
– inspiriert
– verbunden mit Deiner „Muse“/ mit einer höheren Quelle: In der Lage sein, ganz fein zuzuhören, was da gerade in die Tastatur getippt werden will. Wenn Du mir diese Voraussetzungen schaffe, kann solch schöpferische Arbeit höchst erfüllend und eine tiefe Erfahrung sein.

Wie Du das erreichst:
– Dir eine Umgebung schaffen oder suchen, die Dich inspiriert.
– Am besten den ganzen Tag keine Termine.
– Geräte, WLAN und Mailprogramme aus.
– Leckeren Tee machen.
– Mittag- und Abendessen (ein Gericht) morgens kochen sodass Du abtauchen kannst – oder genau wissen, wo Du wann gutes Essen bekommst.
– Atmosphäre schaffen: Ggf. Räuchern, ein paar Tropfen ätherische Öle in die Duftlampe, schöne Musik an.
– Etwas leichter Essen: Vielleicht nur ein Smoothie zum Frühstück, damit Dein Körper nicht schwer ist und mit Verdauung beschäftigt und Du besser mit Deiner ätherischen Muse in Verbindung kommst.
– Einen Timer stellen (25-45 Minuten), weitermachen, auch wenn es hakt, dann eine Pause von mindestens 5 Minuten machen, bewegen, tanzen.

Mehr dazu im Artikel „Wie Du beim Arbeiten in den Flow kommst“.

3. Zeitblock Organisation und Kleinkram: „Puffer“

(Ayurveda: Pitta-Kapha)

Tätigkeiten: Administration, E-Mails ablegen, Finanzen, Steuer, Aufräumen, Einkaufen, Kochen, Wäsche, Wohnungsputz, Kinder von A nach B bringen, Erledigungen, Arzttermine etc.

Wie Du Dich fühlen willst:
– gelassen, nicht gehetzt
– geerdet, stabil, resilient
– mit viel Durchhaltevermögen
– nicht verzettelt, nicht aus der Ruhe zu bringen

Wie Du das erreichst:
– In Puffer-Blöcken als Arbeitspausen kannst Du den Kopf lüften – meine besten Ideen kommen oft beim Kochen oder Wäsche machen.
– Bewusst entspannen, tief durch die Nase atmen, den Körper spüren.
– Keine Puffer-Blöcke länger als 20-30 Minuten in der Prime-Arbeitszeit am Vormittag. Diese Zeit kannst Du effizienter nutzen!
– Wenn Du eine Ablenkung willst, höre einen Podcast oder Musik.
– Wenn Du das Bedürfnis nach Kontakt hast, ggf. einer Freundin dabei eine Voice-Nachricht aufsprechen – das Maximum an Multitasking, das ich noch efffizient finde.

4. Zeitblock Kommunikation

(Ayurveda: Vata)

Meetings, Zoom-Calls, Telefonate, Chats und E-Mail-Kommunikation sind eine Mischung aus „Hosting“, „Deep Work“ und „Puffer“. Schau hier jeweils, welcher Kategorie die Tätigkeit am meisten entspricht und nutze die entsprechenden Hinweise.
Hosting: Team-Meetings, Mitarbeiter-Gespräche, Krisen-Gespräche, Einstellungs- und Kooperations-Gespräche und Verhandlungen

Deep Work: Ausführliche Emails, Vorbereitungen auf wichtige Gespräche, gemeinsame Konzeptions-Meetings, Coaching-Sessions, in denen Du selbst gecoacht wirst

Puffer: Kurze Emails, Chats, Messenger, Telefonate zur Abstimmung, Social-Media-Kommentare beantworten

5. Zeitblock zum Denken und Prozessieren: „Auszeit“

(Ayurveda: Kapha)

Tätigkeiten: Offenes Nachdenken über ein Thema, das mich beschäftigt, strategische Überlegungen, wichtige Entscheidungen, Brainstorming für Inhalte und Ausrichtung.

Wie Du Dich fühlen willst:
– frei, gelöst
– ungestört
– ausgerichtet auf Positives

Wie Du das erreichst:
– Einmal in der Woche oder alle 14 Tage einen mindestens 2 stündigen Zeitblock freihalten – wenn’s geht, einen ganzen Nachmittag oder sogar einen ganzen Tag – , in dem Du ungestört bist, nichts produziert wird und Du Dich um keine losen Enden kümmern musst.
– Diese Zeit wird als Arbeit deklariert und zählt zur Arbeitszeit, auch wenn sie nach Außen hin wie Freizeit anmuten kann.
– Dir eine inspirierende Umgebung mit einer Tätigkeit suchen, die Dir Spaß macht – Für mich Verbindung mit Natur und in Bewegung; Walken, Spazieren, Yoga, bei dem ich nicht nachdenken muss, im Winter Sauna, Spa… Für Dich kann das etwas anderes sein, vielleicht brauchst Du eher Füller und Journal oder möchtest etwas hören oder Deine Gedanken aussprechen und per Voice-App aufzeichnen – hier kannst Du einen Test dazu machen, ob Du eher visuell, auditiv oder kinesthetisch ins Offene Denken kommst.
– Vorher eher leicht essen – jedoch genug Fette, sodass Du nicht hungrig wirst.
– Genügend Trinkwasser mitnehmen.
– Stift und Papier/Tablet oder Voice-Memo-App auf dem Telefon für wichtige Erkenntnisse mitnehmen.

Mach kleine erste Schritte zu Deinem neuen Zeit-Management

Das alles mag erstmal kompliziert wirken und Dir viel erscheinen. Fang in kleinen Schritten an:

• Welche ähnlichen Tätigkeiten kannst Du zusammenlegen und in einem Rutsch erledigen
• Wie kannst Du Dir diese Woche einen Zeitblock für „Tiefe Arbeit“ schaffen, in dem Du nicht gestört wirst und übst, Dich nicht stören zu lassen?
• Wann kannst Du routinemäßig etwas abarbeiten, das wiederholt zu tun ist? Ablage, Steuer/Finanzen, Posteingang leeren?
• Finde heraus, welcher Ayurvedischen Konstitution Dein Körper und Dein Geist entsprechen und lies hier, wie Du Dir ein Berufsleben schaffst, das Deinem Naturell entgegenkommt.

Anmerkung: Das Konzept der Zeitblöcke kenne ich aus dem Buch The 12-Week Year von Brian T. Moran.

 

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